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访谈法的基本步骤优缺点分类概念访谈提纲流程注意问题

2018-8-23 18:55| 发布者: HRxuexi.com| 查看: 594| 评论: 0|原作者: 访谈法|来自: 人力资源学习网

摘要: 访谈法的基本步骤优缺点分类概念访谈提纲流程注意问题 访谈法的基本步骤是什么?访谈法的优缺点有哪些?访谈法的分类及访谈法的概念是什么?作为通用工作分析方法,访谈法访谈提纲有哪些?访谈法的具体操作流程是什么?使 ...
访谈法的基本步骤优缺点分类概念访谈提纲流程注意问题

    访谈法的基本步骤是什么?访谈法的优缺点有哪些?访谈法的分类及访谈法的概念是什么?作为通用工作分析方法,访谈法访谈提纲有哪些?访谈法的具体操作流程是什么?使用访谈法开展工作分析过程中的注意问题有哪些?本文详细介绍工作分析方法之访谈法。
一、访谈法的概念
    访谈法是目前在国内企业中运用最广泛、最成熟、最有效的工作分析方法。访谈法又称为面谈法,是指工作分析员就某项工作,面对面地询问任职者及其主管以及专家等对工作的意见或看法。
二、访谈法的分类
    按照结构化程度划分,访谈法分为结构化访谈和非结构化访谈。通过非结构化访谈可以根据实际情况灵活地收集工作信息,但信息缺乏完备性;通过结构化访谈能够收集全面的信息,但不利于任职者进行发散性思维。在实际中,往往两者结合使用。访谈法的形式,主要有个别访谈和集体访谈两种。集体访谈的对象一般是做相同工作或相近工作的员工。访谈中涉及的问题较多,为了避免遗漏,保证质量,最好事先拟定一份详细的访谈问卷或访谈提纲。一般来说,记录应采取标准的形式,这样便于记录、归纳与比较,并有助于将访谈限制在与工作有关的范围内。
三、通用的工作分析访谈提纲
    访谈内容主要包括工作目标、工作内容、工作性质和范围、工作责任、工作中遇到的问题、任职者对薪酬与绩效考核等制度的意见和建议等等。
    1.关于岗位目标
(1)此岗位的工作目标是什么?
(2)此岗位最终要取得什么结果?
(3)从公司角度看,这个岗位具有什么意义和作用?
    2.岗位地位
(1)公司上级对此岗位作用的评价如何?
(2)此岗位直接为哪个部门或个人效力?
(3)哪些岗位与此岗位同属一个部门?
(4)此岗位一年所需的各种经费(比如:经营预算、销售额、用于员工本身的开销)是多少?

    3.内外关系
(1)你依据怎样的原则、规章制度、先例和人事制度办事?
(2)此岗位的行为或决策受哪个部门或岗位的控制?
(3)在公司内,此岗位与哪些部门或岗位有最频繁的工作联系?有哪些联系?
(4)你是否需要经常会见上司商讨或者汇报工作?
(5)通常,你需要与上司讨论什么问题?
(6)你有下属吗?若有,哪些职位由你管辖,有多少?有多少人?分别是谁?
(7)在公司外,此岗位与哪些部门或个人有最频繁的工作联系?有哪些联系?
(8)此岗位需要出差吗?频率如何?经常去哪里出差?为什么出差?
    4.工作中的问题
(1)你认为此工作对你最大的挑战是什么?
(2)你对此工作最满意和最不满意的地方分别是什么?
(3)此工作需要解决的关鍵问题是什么?
(4)你面临的问题是否各不相同?不同之处表现在哪些方面?
(5)处理问题时有无指导或先例可参照?有哪些处理依据?
(6)你在工作中遇到的问题,在多大程度上是可预测的?
(7)你对哪些问题有自主权?
(8)哪些问题你需要提交上级处理?
(9)你是否经常请求上司的帮助,或者上司是否经常检查或指导你的工作?
(10)你的上司如何指导你的工作?
(11)你是否有机会采取新方法解决问题?
    5.工作成果
(1)你的工作中能够取得什么成果?其中最重要的成果是什么?
(2)通常可以用什么标准衡量你的工作成果?
(3)上司对工作任务的完成情况是否起决定性作用?
    6.岗位要求
(1)此岗位要求任职者具备哪些专业技术?请按重要程度列出,并举出工作中的实例来说明。
(2)通过脱产培训还是在职培训来掌握这个岗位所需的专业技术?
(3)此岗位要求任职者具备哪些知识?请按重要程度列出,并举出工作中的实例来说明。
(1)此岗位要求任职者具备哪些能力?请按重要程度列出,并举出工作中的实例来说明。
(2)此岗位对任职者的职业道德要求是什么?
三、访谈法的基本步骤是什么?
    访谈法应用于工作分析中的具体操作流程如下:
    通用的工作分析访谈流程包括五个阶段,即准备阶段、开始阶段、主体阶段、结束阶段和整理阶段。
    (1)准备阶段。
    在准备阶段,需要做如下工作:制定访谈计划、培训访谈人员以及编制访谈提纲。
•制定访谈计划
    访谈计划的内容是:访谈目标;访谈对象(要求是工作任职者的直接上级或从事本职位6个月以上的任职者);访谈的时间和地点(时间安排以不打扰任职者正常的工作为宜,地点应保持安静和整洁);访谈所需的材料和设备。
•培训访谈人员
    要对访谈人员所做的培训:访谈原则和技巧;访谈计划;访谈目的和意义;组织和指导访谈人员收集目标职位的相关背景信息。
•编制访谈提纲
    访谈者根据现有资料,编制访谈提纲,以防止在访谈过程中出现严重的信息缺失,确保访谈过程的连贯性。
    访谈提纲中的问题分为通用性问题(开放式)和个性化问题(封闭式)。通过通用性问题收集各方面信息,通过个性化问题收集与职位相关的职责和任务,作为启发被访谈者思路的依据。
    (2)访谈开始阶段。
    此阶段的重点是帮助被访谈者保持信任的心态。
    首先,访谈者可以通过如下途径营造轻松的和舒适的访谈气氛:采取随意简单的方式让被访谈者进行自我介绍;尝试发现被访谈者喜好的话题,从这些话题出发展开访谈;在话题开始时,采取鼓掌和适度赞扬等方式表达对被访谈者的欢迎。
    其次,向被访谈者介绍本次访谈的流程以及对被访谈者的要求,如果在访谈过程中需要使用录音和录像等手段,应向被访谈者事先说明。
    再次,重点强调本次工作分析的目的、预期目标、所收集信息的用途,以及本次工作分析相关技术问题的处理方法(尤其是标杆岗位的抽取、被访谈者的抽取方式)。
    最后,向被访谈者说明本次访谈巳经征得其上级的同意,并且参与访谈的全部人员将保证访谈内容除了作为分析基础外,将对其上级和组织中的任何人完全保密。
    (3)访谈主体阶段。
    访谈主体阶段的任务包括寻找访谈“切入点”、询问工作任务,以及询问工作任务的细节。
•寻找访谈“切点”。
    访谈的“切点”通常可以是:询问被访谈者所在部门与组织中其他部门的关系,或者目标工作与部门内外的联系,或者询问工作环境。随着访谈的逐步深,所谈内容应趋于具体和详细,主要询问任职者的各项工作任务“投入”、“行动”以及“产出”。
询问工作任务。
    询问任职者工作任务时,可以向其提供事先准备的任务清单初稿,与被访谈者就任务清单中所列项目逐条地讨论与核对。在讨论与核对时,可以询问以下问题:
我们对这项任务的表达是否准确清晰?
我们对这项工作任务的描述,所用术语是否正确?是否还有其他更为专业的表达?
任务清单是否包含你的全部工作内容?
整个人物清单中是否有相互矛盾和逻辑混乱的地方?
各项任务表述是否相互独立?
哪些内容可以合并或者需要拆分?
•询问工作任务细节。
    可以运用流程分析的思想,从“投入”、“行动”以及“产出”三个角度询问工作任务的细节。
    ⑷访谈结束阶段。
    工作分析员应根据访谈计划把握访谈进程,若需要超过计划时间,应及时与被访谈者及其上司沟通,征得其同意。
    在访谈结束阶段,访谈者应就如下问题与被访谈者再次沟通:
•允许被访谈者提问。
•追问细节,并与被访谈者确认信息的真实性与完整性。
•重申工作分析的目的与访谈搜集信息的用途。
•如果以后需要继续访谈,应告知下次访谈的内容(最终确认成果)。
•感谢被访谈者的帮助与合作。
    (5)访谈整理阶段。
    访谈结束后,及时整理访谈记录,为下一步信息分析提供清晰的和有条理的信息记录。
四、运用访谈法要注意的问题
    (1)访谈法的成功关键在于面谈者之间的坦诚与信任。所以,要尊重被访谈者,接待要热情,态度要诚恳,讲话要注意方式方法。
    (2)为了提高面谈的效率必须与主管领导密切配合,找出最了解工作内容和最能客观描述自己职责的员工。
    (3)选择的场地环境要适合面谈,创造一种良好的环境气氛,使面谈者感到轻松愉快,能够无拘无束地回答问题。
    (4)必须尽快和被询问者建立融洽的感情沟通和交流。询问者应当向面谈对象说明面谈的目的和意义,使其对面谈有正确的认识和态度,从而贏得他们的理解和支持,避免他们有被考核的感觉,消除各种误会,以保证获得真实、可靠的工作信息资料。
    (5)运用面谈法收集信息需要提出很多问题,为了避免问题的遗漏、保证面谈的质量,面谈之前应拟订一份详细的提问题纲。随问随记,做到重要的问题先问,次要的问题后问。
    (6)在面谈中应把握好提问的技巧。分析人员所提的问题要有针对性,语言表达清楚、含义准确,问题必须清晰、明确,不能太含蓄。问题和谈话的内容不能超出被询问者的知识和信息范围,问题和谈话的内容不能引起被询问者的不满或涉及他人的隐私。
    (7)如果被询问者的工作比较多,则应该要求他将各种职责分别列出,并按重要程度进行排列。这样,就可以确保那些偶尔发生但又十分重要的工作任务不会被遗漏。
    (8)面谈结束以后要将收集到的信息资料请任职者直接主管浏览核对一遍,并有针对性地做出适当的修改与补充。
五、访谈法的优缺点分析
    (1)访谈法的优点
•访谈双方当面交流,能够深入、广泛地探讨与工作相关的信息:目标职位的特征,任职者的态度、价值观和信仰以及语言等技能水平。
•工作分析员能够及时地对访谈问题进行解释和引导。
•工作分析员能根据实际情况及时地修正访谈提纲中的信息缺陷。
•工作分析员能及时地对所获得的信息与任职者进行现场确认,有利于提高工作分析的效率。
•对于工作分析有敌对情绪的任职者,可以通过工作分析员的沟通、引导,最大限度使其参与其中。
    (2)访谈法的缺点:
•工作分析员在访谈过程中容易受到任职者个人因素的影响,导致收集的信息扭曲,比如种族、性别因素等。
•访谈法会对任职者的正常工作甚至组织的日常运转产生一定的影响。
六、访谈法的意义
    访谈法可以对任职者的工作态度和工作动机等深层次内容进行详细的了解,通过该方法收集的信息不仅是工作分析的基础,而且可以为其他工作分析方法提供资料,例如通过访谈法获取的信息有助于开发工作分析问卷。访谈法是目前在国内企业中运用最广泛、最成熟并且最有效的工作分析方法;它是唯一适用于各类工作的方法,而且是对中高层管理职位实施工作分析效果最好的方法;访谈还能够促使任职者对工作进行系统性的思考、总结与提炼。访谈法既适用于短时间可以把握的生理特征的分析,又适用于长时间才能把握的心理特征的分析。
    以上介绍的是访谈法的概念、访谈法的分类、访谈法的访谈提纲、访谈法的基本步骤(访谈法的操作流程五个阶段)、访谈法的注意事项、访谈法的优缺点分析、访谈法的意义。希望大家对通用工作分析方法之一的访谈法有所了解和掌握。

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