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观察记录表及观察法的分类局限性操作流程注意事项优缺点

2018-8-23 19:25| 发布者: HRxuexi.com| 查看: 107| 评论: 0|原作者: 观察法|来自: 人力资源学习网

摘要: 观察记录表及观察法的分类局限性操作流程注意事项优缺点 本文分享工作分析中的观察记录表,介绍观察法的分类,观察法的局限性,观察法的概念功能,观察法的操作流程,观察法的注意事项及观察法的优缺点比较。一、观察法 ...
观察记录表及观察法的分类局限性操作流程注意事项优缺点

    本文分享工作分析中的观察记录表,介绍观察法的分类,观察法的局限性,观察法的概念功能,观察法的操作流程,观察法的注意事项及观察法的优缺点比较。
一、观察法的分类及概念功能
    观察法是指工作分析人员直接到工作现场,针对特定对象的作业活动进行观察,收集、记录有关工作信息,并进行分析和归纳总结的方法。人力资源学习网介绍的访谈法问卷法工作分析方法,虽然它们都可以有效地采集工作岗位方面的信息,但存在明显的弱点:不能收集任职者从事岗位工作的细节信息。有时一些有经验的员工并不总是能够很好地完成自己的工作程序,许多工作行为已成为习惯,在实际工作中会不自觉地忽视工作程序的一
些细节。因此,研究者们主张采用观察法对工作人员的工作过程进行观察,记录工作行为各方面的特点;同时,也能够了解工作中所使用的工具设备,了解工作程序、工作环境和体力消耗等。观察时可以用笔记录,也可以用事先预备好的观察项目表,一边观察一边核对。
    观察前先进行访谈将有利于观察工作的进行。一方面它有利于把握观察的大体框架;另一方面它使双方相互有所了解,建立一定的合作关系,使随后的观察更加自然、顺利地进行。
    观察法主要适用于周期性、重复性较强的工作,分为直接观察法、自我观察法(工作日志)和工作参与法三种。由于三种方法在很多方面有共同之处,因此这里以直接观察法为例介绍观察法在工作分析中的应用。
    观察法的结构化程度是指观察过程、记录方式、结果整理等环节在多大程度上得以事先确定和统一。按照结构化程度,观察法可以分为结构化观察法和非结构化观察法。结构化观察法,需要在现有理论模型(如KSAO)和对与职位相关的资料进行分析整理的基础上,针对目标职位的特点开发个性化的观察分析指南,对观察过程进行详细规范,严密掌握观察分析的全过程;非结构化观察法,只需根据观察的目标定位所要收集的信息进行观察,方式灵活,国内经常使用该种方法。
二、观察记录表
观察记录表
被观察者姓名:                                                日期:
观察者姓名:                                              观察时间:
工作类型:                                                工作部门:

观察内容:
1.何时开始正式工作?
2.上午工作多长时间?
3.上午休息     次。第一次休息时间从           ,第二次休息从           
4.上午完成        件产品。平均多少时间完成一件产品?
5.与同事交谈          次。每次交谈约多长时间?
6.室内温度       
7.抽了几支香烟?
8.喝了几次水?
9.什么时候开始午休?
10.出了多少件次品?
11.搬了多少原材料?
12.噪声是多少分贝?
三、观察法的操作流程
    通用的工作分析观察法的流程包括三个阶段,依次是观察前准备阶段,现场观察与记录阶段,数据整理、分析与应用阶段。
    (1)观察前准备阶段。
    •确定目标。
    观察前首先要明确观察目的,针对不同的目的,将会有不同的观察客体、结构化程度、观察的关注点与之相对应。其次是要明确观察客体,观察的客体主要有个体、小组、团队、组织四个层面。层面定位是指将所要观察的职位置于怎样的环境中来观察。一方面,我们应根据目标职位的影响范围来确定观察的层面,若目标职位涉及这个组织的运行,则将其置于组织层面,以此类推。例如,对于一条流水线主管人员工作的活动观察应置于整个小组的层面,而对于其中某个操作人员的观察在个体层面即可。另一方面,在确定观察的客体时,我们要根据观察的目的选择合适的观察客体所处的层面。一般情况下,由于描述性观察法需要收集全面完整的信息,因此应针对上述四层面展开全面的观察;验证性观察法仅针对所要验证的信息,因此只需根据需验证信息所涉及的客体进行观察即可。
    •选择观察对象。
    根据工作分析观察法的目的以及客体的定位,我们要在目标职位任职者中选择合适的观察对象。若目标职位任职者较少,这些任职者都将是观察对象;若目标职位任职者较多,从经济和便利的角度看,一般选择3〜5位典型的任职者作为观察对象,同时应选取绩效水平较高的任职者作为观察对象。在选定对象的同时,应该对观察对象进行相关的培训,应向他们说明工作分析的目的、操作流程,以及最终的影响等,消除其戒备心理。工作分析人员切忌采用“暗中观察”的方法。尽管这种方法能够真实地反映观察对象的实际工作状况,但是这种方法是不道德的,会降低组织成员对组织的信任感,可能会导致工作分析的失败。
    •选择合适的方法。
    结构化观察法规范、连贯、可信度高,缺点是僵化,易造成信息的缺失;非结构化观察法灵活、信息收集面宽,但指导性差、分析整理难度大。
    可以通过以下途径增加观察的结构化程度:
明确观察的具体内容,例如观察人与机器的互动、某人特定的行为、工作任务中包含的动作以及非正式组织的运行等;
要求观察者固定观察地点;
固定观察的时间跨度;
开发结构化表格收集、记录、分析信息。
    在现实操作过程中,为了避免两种极端方法的缺陷,我们综合使用两种方法,在两者之间寻找恰当的平衡点,既避免观察的盲目性,又保证观察的灵活性。
    •确定时间地点。
    为了不影响组织日常运行,观察时间应事先确定。时间、地点的确定应遵循典型性、经济性、全面性、民主性的原则。
    •确认设备工具。
    在观察过程中,将有大量的信息需要观察人员进行快速的整理记录,因此有必要采用一些辅助的手段帮助观察员进行记录,常用的设备包括录音机、摄像机等。如上所述,在对任职者进行录音、录像之前,应事先告知其目的和方式,避免各种负面影响。另外,其他计时、度量的工具应根据实际观察的需要予以配备。
    •分析人员的选拔培训。
    在实地观察之前首先需要选拔观察分析人员,要求观察分析人员具备公正客观的态度,较强的沟通能力、文字表达能力以及对行为的理解把握能力,对于某些特殊的工作,需要有较强的体力等。然后对观察分析人员进行培训,目的是增强观察过程的可信度,收集更加准确可靠的信息,如培训质量的好坏。培训的内容主要包括工作分析的目的与特点的简介、研究设计的解释说明、观察法的操作及其要点等。培训的效果将直接关系到工作分析的质量,通过培训观察员,可以增加整个观察分析活动的规范性,同时通过集体讨论可以弥补观察方案中的不足之处,增强方案的可行性。
    (2)现场观察与记录阶段。
    •进入观察现场。
    上述准备工作就绪后,并非意味着观察可以顺利进行了,需要在进入工作现场时,做好一些前期铺垫工作,为观察的实施扫除一些影响因素。
    •现场记录。
    在观察者与任职者之间建立良好的信任合作关系之后,即进入现场观察记录的阶段。观察记录质量的好坏对结果的影响是不言而喻的,因此在观察记录的过程中,观察分析一定要严格遵守观察记录的流程要求,本着严肃、敬业的态度,完成对目标职位每个环节的记录工作,现场观察中应注意以下问题:距离适中、适时交流、即时反馈。
    (3)数据整理、分析及应用阶段。
    观察结束后应对收集的信息数据进行归类整理,形成观察记录报告。数据整理根据采用的方法不同有不同的整理要求:对于结构化的观察结果,应按照计划要求,对收集的数据进行编码、录入计算机,以便分析;对于非结构化调査则应根据一定的逻辑顺序(如发生时间)进行整理排列,补齐观察过程中的缩写,形成一份描述性的报告,当然也可以加入个人判断。
    观察法数据整理分析是一项庞杂的工作,尤其是非结构化观察法,要对大量的活动描述进行归类分析。本书随后将要涉及的工作日志法,从某种程度上说也是一种观察法,只是观察的主体是任职者本人。在工作日志法中,本书将会详细解剖信息收集提炼过程,非结构化观察法所获信息可以参照其分析提炼方法进行加工整理,获得标准化信息。
    对于结构化的观察结果,可以根据设计要求和实际情况采用各种统计分析方法进行统计分析。由于结构化观察法目前在国内运用相对较少,而且主要适用于操作性职位,因此再赘述。
四、观察法的注意事项
(1)要注意工作行为样本的代表性。
(2)观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意,避免干扰被观察者的工作。
(3)观察前要有详细的观察提纲和行为标准。
(4)观察者要避免机械记录,应反映工作有关内容,并对工作信息进行比较和提炼。
五、观察法的局限性体现基观察法的优缺点比较
    (1)优点:
工作分析人员能够比较全面和深入地了解工作要求。适用于那些主要用体力活动来完成的工作,如流水线工人、专业技术人员等。
•成本低、经济实用,且易操作。
    观察法的局限性体现在以下方面(观察法的缺点)
不适用于脑力劳动要求比较高的工作,以及处理紧急情况的间歇性工作。例如,律师、教师、护士、管理人员等。
•对有些员工而言难以接受,他们觉得自己受到监视或威胁,从而在心理上对工作分析人员产生反感,同时也可能造成操作动作变形。
•不能得到有关任职者资格要求的信息。
    以上介绍的是观察法的分类、观察法的概念功能、观察法的操作流程、观察法的注意事项、观察法的局限性体现、观察法的优缺点比较,并分享了通用的工作分析观察记录表。希望大家对工作分析方法中的观察法有全面的了解和掌握。

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