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TIA任务清单分析法子系统概念操作流程步骤优缺点应用

2018-8-23 21:15| 发布者: HRxuexi.com| 查看: 130| 评论: 0|原作者: 任务清单分析法|来自: 人力资源学习网

摘要: TIA任务清单分析法子系统概念操作流程步骤优缺点应用 本文介绍工作分析方法中的TIA任务清单分析法。包括TIA任务清单分析法子系统、TIA任务清单分析法的概念及操作流程步骤、优缺点和任务清单分析系统的应用。一、TI ...
TIA任务清单分析法子系统概念操作流程步骤优缺点应用

    本文介绍工作分析方法中的TIA任务清单分析法。包括TIA任务清单分析法子系统、TIA任务清单分析法的概念及操作流程步骤、优缺点和任务清单分析系统的应用。
一、TIA任务清单分析法的概念
    任务清单分析法(TIA)是一种典型的工作导向性工作分析系统。任务清单分析法是由美国空军人力资源研究室的雷蒙德(Raymond E.Christal)及其助手开发成功的,它的研究始于20世纪50年代,通过从10万名以上雇员那里收集实验数据进行验证,前后经历了20年时间才趋于成熟完善。
二、TIA任务清单分析法子系统
    任务清单分析系统包括两个子系统:一是用于收集工作信息的一套系统的方法、技术;二是与信息收集方法相匹配的用于分析、综合和报告工作信息的计算机应用程序系统。其中,任务清单系统中收集工作信息的工具,实际上是一种高度结构化的调査问卷,一般包括两大部分:一是背景信息,二是任务清单。背景信息部分包括两类问题:传记性问题与清单性问题。传记性问题,是指那些可以帮助分析者对调査对象进行分类的信息,如姓名、性别、职位序列号、职位名称、任职部门、服务期限、教育水平、工作轮换愿望、职业生涯意向等。清单性问题是为了更加广泛深入地了解有关工作方面的背景信息而设计的问题。它为调査对象提供了一套包括问题与答案选项的清单,清单的内容可能包括:所用的工具、设备,所要培训的课程,对工作各方面的态度等。背景信息部分的问题有各种格式:填空,选择能最恰当地描述你的选项,或者选择所有符合你的选项等。
    任务清单部分其实就是把工作按照职责或其他标准以一定的顺序排列起来,然后由任职者根据自己工作的实际情况对这些工作任务进行选择、评价等,最终理顺并形成该工作的工作内容。如果任务清单构建成功,那么在该职业范围内,每个调查对象都可以选择清单中的某些任务选项,将它们按一定标准组合在一起从而准确地播述他的工作。在任务清单系统中,任务被定义为工作任职者能够清晰辨别的一项有意义的工作单元,任务清单可以来自对工作的观察,也可以来自另外的任务清单,如某部门的任务清单或某工作族的任务清单;也可以借助于主题专家法进行任务描述。关于任务的描述方法也相当简单,通常是描述一项行动,包括行动的目标以及其他必要的限定。第一人称代词“我”一般是隐含的任务执行者。根据任务清单的使用目的的不同,可以选择和设计相应的任务评价维度及其尺度。最常用的维度有相对时间花费、执行频率、重要程度、困难程度等,尺度可以是5级、7级或9级等。

    工作任务清单的调查对象一般是某一职业领域的任职者及其直接管理者。任职者填写背景信息部分,并在任务清单中选择符合他所做工作项目并给予评价;任职者的管理者通常提供有关工作任务特征的信息,如任务的难度、对工作绩效的影响等。然后,运用一定的计算机应用程序软件对收集的信息进行处理、分析、综合,并向管理者提供工作分析报告。
三、TIA任务清单分析法的操作流程步骤
    为了说明任务清单分析系统的实施,本文以人力资源部及其所包含的工作岗位为例,说明如何利用任务清单分析系统对人力资源部门的职位进行分析。
    (1)构建任务清单。
    任务清单的构建有多种方式,可以来自对所研究工作的观察或工作日志;也可以来自另外的任务清单,如某部门的任务清单或某工作族的任务清单;也可以借助主题专家法进行人物描述。在此,选择从部门清单中演绎出相应职位的工作说明书。
    对人力资源部门的任务清单构建可以采用目标分解和调查研究相结合的方法。首先明确人力资源部的部门目标,再由部门目标到部门职能,然后把部门职能分解为必须要做的工作,再把工作逐步分解,直到分解为各个任务项目。其中,每一个分解过程除了理论推导之外,都要参考实际的调査资料。最后,把各个任务项目按一定的逻辑顺序编排起来,就形成了用作问卷的人力资源部门的任务清单。
    通过资料分析和实践的调査研究发现,人力资源部的部门目标是通过建立、维持和发展有效的人力资源管理系统,以实现组织的目标。人力资源管理系统的有效性最终是通过它实现组织目标的有效性来评价的。人力资源管理要实现的组织目标主要有三种,即高工作效率、高员工满意度及合理的人工成本。这三方面是人力资源管理有效性的主要衡量标准,因此也是人力资源部的三个主要目标。
    (2)利用任务清单收集信息。
    任务清单实质上是一个高度结构化的调査问卷。在列出任务清单的基础上加上评价尺度,便成为用于收集信息的工具。在利用任务清单收集信息的过程中,要注意以下四个方面。
    •调查范围与对象的确定。
    可以选择两个以上行业的多家企业人力资源部的专职工作人员。这样可以收集大量的数据,借助计算机进行数据处理后,从而可以得到有关人力资源部工作任务的全面、综合的信息。通过这种方式所得的结论最具有一般性意义,而且可以对调査所用的任务清单进行较大的修正完善。也可以选取一个行业的多家企业的人力资源部的专职工作人员,这样可以收集到被关注行业的企业人力资源部工作任务的大量数据,所得结论具有行业特点。再者,也可以只对一个企业人力资源部的专职工作人员进行调查。这样既可以对该企业人力资源部的实际工作任务有全面系统的了解,又可以明显发现与调查所用的任务清单的差别,在此基础上可以作进一步的比较研究,为企业人力资源部工作任务的科学化、规范化作出贡献。当然,可选择的方案还有很多,关键是要根据调查研究的目的,选择适用可行的方案。
    •调查方式的选择。
    如果是集体调查,即把被调查者集中到一起同时进行调查,那么就可以由调査实施者本人发放、回收问卷。如果是单独调查,即由被调查者本人选择应答的时间和地方,那么最好通过正式的组织渠道发放、回收问卷。如果有保密的需要,可以附信封,问卷填好后,装入信封,密封以后再收回来。要强调的是,应当建立一定的控制系统以保证回收率,否则,有些被调查者就会随手把问卷扔进废纸萎。
    集体调查方式有利也有弊。有利的方面在于:有机会做广泛的、直接的指导,解释调查的目的;回答有关提问;保证回收率;保证被调査者有充分的时间提供有用的信息。不利的方面在于:增加了成本,如把被调查者从工作现场集中起来的往返时间、路费,聘请或培训专门的调查人员的费用等,会在一定程度上影响正常的工作流程。因此,调查方式的选择要根据实际情况。
    •选择适当的信息源。
    一般而言,有关工作执行与否、时间花费的信息最后由工作执行者本人来提供;而其他一些任务评价信息,如工作的重要程度、困难程度、工作失误后果的严重程度最好由本工作领域经验丰富的管理者来提供,或至少参考他们的意见。
    •遵循填写任务清单的一般步骤。
    由于任务清单格式的不同、任务评价维度的类型与数目的不同,填写的步骤也不尽相同。填写任务清单的一般步骤如下:
第一步,被调査者以填空或选择的方式回答背景信息部分的所有问题。
第二步,被调査者阅读任务清单上的所有描述,并在属于其正常工作范围内的任务描述旁边作标记。
第三步,被调査者在另一张空白纸上写出没有被包含在任务清单中但属于其正常工作范围内的所有任务描述。
最后,被调査者重新回到任务清单起点,逐一对其所选定的任务进行评价。
    按照工作任务清单分析法的要求,被调査者需要两次浏览任务清单,一次是找出被调查者本人所执行的各个工作任务,另一次是对所找出的工作任务进行评价。这样做不仅可以做到査漏补缺,而且可以预防那些没有读懂填写说明的被调査者对某些任务作出的错误评价。
    在实际应用中,通常会出现这样一种情况,即被调査者总是倾向于将绝大多数任务评价为“重要的”或者“需要花费大量时间”,但实际上,任职者的工作时间和精力是有限的,不可能完成那么多重要的或者花费大量时间的工作任务,因此这类评价的结果有失准确性。为了避免这种情况发生,调査人员在进行调查说明时,要督促被调查者慎重考虑对工作任务的评价,并要强调相对的概念,对于一项工作而言,必有一部分工作任务不是那么重要或者只需要花费很少的时间。
    (3)分析任务清单所收集的信息。
    任务清单系统收集的信息,绝大部分是量化的,可以应用计算机程序进行统计分析。而且较为成熟的任务清单系统都有自己的应用软件,如TIA通常运用CODAP系统进行分析。同时,也可以借助一些普遍应用的软件,如社会科学统计程序SPSS、EXCEL等进行统计分析;至于那些不可量化的信息,或为某些特殊目的收集的附加信息,应根据工作分析的目的进行相应处理。
四、TIA任务清单分析法的优缺点比较
    (1)TIA任务清单分析法的优点:
•信息可靠性高。
•可有效获得工作职责、工作内容、工作关系和劳动强度等方面的信息。
•所需费用较少。
•难度较小。容易被任职者所接受。
•可操作性强。
    (2)TIA任务清单分析法的缺点:
•对任务的定义难以把握,导致任务的划分缺乏明确具体的标准。有时,有些任务描述只有一项非常简单的活动,而有些任务描述却包括丰富的活动内容。
•使用范围较小,只适用于工作周期较短、工作内容比较稳定、变化较小的工作。
•整理信息的工作量大,归纳工作比较烦琐。
•任职者容易受到近期工作的影响,忽略其他时间进行的重要工作任务。
五、任务清单分析系统的应用
    任务清单分析系统的一个重要作用在于它能够向管理当局提供众多领域有用信息。对任务清单获得数据的分析结果可应用于人力资源规划、人员招聘、绩效管理、薪酬管理、培训开发、工作设计等许多方面,也可应用于工作满意度调査、培训课程的设计、确定任职资格等。以任职资格的确定为例,由于任务清单包括了某一岗位要执行的全部工作任务,所以这些清单为确定人员任职资格提供了一个极好的基准。关于不同岗位的工作要求,就业服务部门会收集一些相关的信息,如岗位任务的身体要求方面的详细信息(如举、拖或推的力量要求),管理者可以运用这些数据确定各岗位对身体条件的要求。任务清单也可以用于评估一些岗位的学习难度,一般通过调查问卷来收集某一岗位相对学习难度方面的数据,并运用这些数据来确定任职资格。
    以上介绍的是工作分析方法中的TIA任务清单分析法。主要内容包括:TIA任务清单分析法子系统、TIA任务清单分析法的概念及操作流程步骤、优缺点和任务清单分析系统的应用。

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