请选择 进入手机版 | 继续访问电脑版
搜索

工作分析方法应用的准备阶段需要做好九方面工作

2019-1-29 21:30| 发布者: HRxuexi.com| 查看: 62| 评论: 0|原作者: 工作分析|来自: 人力资源学习网

摘要: 工作分析方法应用的准备阶段需要做好九方面工作一、确定合适的工作时机 把握工作分析的时机,就是要说明什么时候要开始考虑开展工作分析活动并付诸行动。进行有效的工作分析,必须选择合适的时机。一般来说,当出现 ...
工作分析方法应用的准备阶段需要做好九方面工作

一、确定合适的工作时机
    把握工作分析的时机,就是要说明什么时候要开始考虑开展工作分析活动并付诸行动。进行有效的工作分析,必须选择合适的时机。一般来说,当出现以下情况时,就需要考虑开展工作说明书的修订工作。
(1)公司组织体系变化;
(2)部门职能与岗位职责增加或者减少;
(3)岗位设置发生调整;
(4)工作流程、工作标准、工作方法、生产组织方式等发生变化;
(5)工作中出现责任不清等事项。
二、明确工作分析的目的
    工作分析是收集整理有关工作的信息,并对各项管理活动提供信息支持。工作职责和任职资格是工作说明书的核心,最简洁的工作说明书可以只包括这两个部分。不同的管理活动对信息要求的侧重点有所不同。因此,要在获取一般性信息的基础上,综合考虑某项管理活动的特殊性,增强信息的针对性与实用性,如下表所示。
表 工作目的与信息收集的重点

三、制定工作分析的工作计划
    为了顺利地开展工作分析,就必须制订一份详细的工作计划,对工作分析的过程进行科学、合理的安排。工作分析的工作计划是指根据企业工作分析的目的,对这一过程中的人员配置、活动内容、工作进度、阶段任务等进行的描述与说明。它体现了企业开展该项活动的目的和意图,是企业开展工作分析的依据,是工作分析有序进行的保障。工作分析的工作计划经领导审核批准后由人力资源部门负责实施。工作计划的内容如下表所示。
表 工作计划的内容

四、组建工作小组
    为了顺利地实施工作分析,建立一个专门的工作小组是十分必要的。通过组建专门的小组,可以从工作时间、人员配置、组织建构等方面保证工作的顺利完成。组建工作小组可以参考以下一些标准。
    1.工作人员的相对稳定
    减少人员的流动性以及其他事务的干扰,确保员工有足够的时间和精力完成此项工作。工作分析需要对组织的结构、岗位等情况进行了解与熟悉,要通过访谈、观察、问卷等多种方法收集信息,要对收集到的信息进行分析与提炼,完成这些均需要一定的时间。保持人员的相对稳定,有助于保持分析过程的连续性,提髙分析的深度与广度,形成一份客观、翔实、有效的岗位说明书。如果小组成员的流动性过强,则新成员需要时间去熟悉有关信息,就会影响工作分析的工作进度;如果其他事务过多,则会挤占工作分析的时间,影响工作质量。
    2.人员的多样性
    人员可以不仅仅局限在人力资源部的专业人员,工作小组可由人力资源部、企业内其他部门以及外部咨询机构的人员共同组成。首先,工作分析是一项专业性较强的工作,需要人力资源部提供专业的技术支持,这些人员包括部门的领导、主管、专门的工作分析人员等。其次,工作分析的对象是企业中的工作岗位及任职者,各岗位的任职者及所在部门熟悉岗位工作情况,工作分析需要他们的合作。他们的积极支持与配合是获取有效工作信息、提髙工作分析质量的重要保障。再次,外部咨询机构。来自外部的专业咨询机构,具有较强的专业能力,可以大大提高分析的效果。
工作分析小组建成后,可以由人力资源部负责统筹组织。在具体实施过程中,可以有不同实施主体,如下表所示。这些主体具有不同的优点和缺点,在实际工作中,可以从企业工作人员的专业水平、企业成本、确保公平性等角度进行考虑组建工作小组并确定实施主体。
表 工作分析实施主体的三种选择

    3.职责分工的明确性
    工作小组本身也是一个组织。这个组织由一些成员组成,遵循一定的工作规范,完成一定的使命即根据企业的需要完成工作分析。作为一个组织,内部应该具有一定的职能分工,负责不同的职责,通过分工协作完成相应的任务》明确的职责说明可以让工作小组成员明确各自的职责,按职责规定去完成自己的工作。这包括两个含义:第一,职责规定清晰明确;第二,员工也要在日常工作认真履行职责。工作小组的成员根据需要分成若干岗位,明确各自的任务分工、工作流程、时间进度和阶段成果,形成“分工负责、权责清晰”的工作小组,避免工作中出现相互推倭的现象,提髙工作小组的工作效率。
    4.工作行为的规范化
工作的规范化是工作小组顺利开展工作的保障。首先,工作小组应该形成岗位分工、行为标准、访谈流程、问卷设计、文档管理等业务规范,要并要求所有成员自觉执行。例如,小组定期开会反馈前一阶段的工作进展情况,实现成员间的信息和经验的共享;要求每个成员在
工作中保留过程文档并定期汇总,确保工作文件的完整性。其次,具有清晰的工作流程,各项业务程序、管理程序、信息反馈渠道等都清晰合理,使工作中的信息流能顺畅流动。再次,小组应该形成一定的工作规范并制度化,使各项任务的管理都有章可循,避免人为因素的干扰。良好的程序和事项,能够将各个环节联系起来,使工作分析小组的各项职能充分发挥出来,准确地将工作信息传递到每一名工作人员。通过相对稳定的工作规范,一方面可以推进该项工作的有序开展,另一方面可以向企业和员工展示职业化的工作行为,增强企业和员工对小组工作的认可度与支持度。
五、收集、分析有关的背景信息
    通过收集与组织有关的信息,可以有效地了解该组织的结构、职能分配、层级关系等情况,完成这项工作,这些信息对于进行工作分析具有积极的意义。根据信息来源的不同,这些信息可以分为组织内信息与组织外信息。组织内信息包括组织结构图、工作(业务)流程图、岗位职责说明书;组织外信息包括国家职业标准、其他组织中相关岗位的职责说明书等。
    1.组织结构图
    组织结构就是构成组织的各要素在不同排列组合的基础上发生相互联系、相互影响和相互作用的方式。它在根本上决定着组织的性质和功能。组织结构图是用图形的方式表示组织内部各职能机构、业务部门、工作岗位相互之间的关系。它是组织结构的直观反映,也是对该组织功能配置的一种简易说明,如下图所示。

图 某公司的组织结构围
    运用组织结构图可以了解以下内容:⑴组织中的部门组成、岗位设置情况;(2)组织中的部门职能与工作职责分配情况;(3)部门、岗位与人员等在组织中的位置及相互关系;⑷组织中的业务流程与信息沟通渠道。
    组织结构包括多种类型,主要有以下五种:第一,直线制结构。组织中每一位管理者对其直接下属有直接职权;组织中每一个人只能向一位直接上级报告,管理者在其管辖的范围内有绝对的职权或完全的职权;各级管理者执行统一指挥和管理职能,不设专门的职能机构。第二,职能制结构。组织中设置专门的职能机构代替直线型的全能管理者;各职能机构在自己业务范围内可以向下级下达命令和指示,直接指挥下属。第三,直线职能制结构。在各级按照组织职能来划分部门和设置机构,实行专业分工;这些部门和人员只是上级的参谋和助手,不具有直接发布命令和指挥的权力。第四,事业部制结构。以某个产品、地区或顾客为依据,将相关的研究开发、采购、生产、销售等部门结合成一个相对独立单位的组织结构形式。它表现为,在总公司领导下设立多个事业部,各事业部有各自独立的产品或市场,在经营管理上有很强的自主性,实行独立核算,是一种分权式管理结构。第五,矩阵式结构。这种组织结构是将事业部制与职能制组织结构结合起来的组织类型。
    2.流程图
    流程图是用图形的方式表示企业中某项活动过程,这种过程既可以是生产线上的工艺流程,也可以是完成一项任务必需的管理过程。例如,一张流程图能够成为解释某个产品的制造工序,甚至组织决策制定程序的方式之一。这些过程的各个阶段均用图形块表示,不同图形块之间以箭头或者直线相连,代表它们在系统内的流动方向。流程图是了解和掌握企业内部业务逻辑的有效方式。作为企业业务流程的一种直观表达,对•于工作分析人员了解组织现状、业务流程、工作关系等具有积极的意义。下图所示是一家公司申请设备的流程图。

图 某公司申请设备的流程围
    3.部门职责与岗位职责说明书
    部门是根据企业发展目标而确定的承担一定管理职能的机构。企业中的每一个部门都有相应的职责。部门职责说明书明晰了各部门的管理层级、管理权限、工作内容、工作岗位设置等信息。岗位是根据部门职责而设置的具体工作职位,通过职位之间的协作,完成部门的工作职责。如下表所示是一家公司软件开发部职责与岗位职责说明书。
表 某公司软件开发部职责与岗位职责说明书

    4.国家职业标准
    《中华人民共和国职业分类大典》(以下简称《大典》)编制工作于1995年初启动。历时4年,1999年初通过审定,1999年5月正式颁布。它参照国际标准职业分类,从我国实际出发,在充分考虑经济发展、科技进步和产业结构变化的基础上将我国职业归为8个大类(见表3-5)、66个中类、413个小类、1838个细类(职业)。这些分类比较全面客观地反映了我国社会职业结构现状,是我国第一部对职业进行科学分类的权威性文献。这部《大典》“第一次对我国社会职业进行了科学规范的划分和归类。它全面反映了我国社会职业结构,填补了我国职业分类领域的空白。……它的颁布,标志着我国职业分类工作进人了一个新的历史发展阶段”①。它对开展劳动力需求预测,加强职业教育和职业培训,推动职业资格证书制度建设,促进人力资源开发具有重要作用。
表 我国的职业分类

    2004年8月18日劳动和社会保障部对外发布了形象设计师等9个新职业,标志着我国正式建立了新职业研究与定期发布制度,新职业信息主要包括职业名称、职业定义、主要工作内容等。截至2007年3月已经发布了9批共计96种新职业。
    由于产业结构调整、科技进步和生产力发展的影响,我国的职业结构正在发生变化,一些旧的职业逐渐消失了,一批新职业如雨后春努般涌现。这些新职业既包括近年来新出现的全新职业,也包括原有职业的内涵和从业方式因技术发展产生较大变化的更新职业。例如,劳动关系协调员就是2007年第4季度发布的新职业(见下表)。为了反映这些新变化,劳动和社会保障部组织有关专家对《大典》进行了增补修订。目前,巳经出版了《大典》的2005年、2006年、2007年的增补本。
表 劳动关系协调员职业信息

六、完成信息收集的准备工作
    1.明确分析对象
    明确所要分析的岗位的工作性质与特征。不同的岗位具有不同的特征,因而信息的来源、信息的内容、收集的方法等也会有所不同。体力型的工作岗位可以用观察法收集信息,脑力型的工作岗位不适宜用观察法,应以访谈法、工作日志法等收集信息。
    2.分析信息收集的内容
    在对现有资料进行分析的基础上,综合本次工作分析的目的等因素,确定工作分析需要收集的信息内容。这些信息主要包括以下内容:
(1)工作本身的信息:工作任务、工作绩效标准、工作程序、工作方法、劳动工具、工作时间、工作环境、工作关系等。
(2)Xf任职者的要求:身体素质、教育程度、专业知识、工作经验、心理特征等。
    3.选择信息的来源
    信息的来源有多种途径。首先,岗位的任职者。这是信息的重要来源,因为任职者直接完成相关工作,熟悉本岗位的工作任务、工作环境、工作要求等。任职者有时候也会夸大对自己有利的信息,从而使得有关信息出现失真。其次,该岗位的管理者。管理者能够从组织全局的角度描述该岗位在组织中的作用地位、工作关系等信息。不足之处是由于处于管理岗位,可能会缺乏对工作难度、关键点等信息的具体了解。此外,还可以通过相关岗位的任职者收集相关信息。由于不同层次的信息提供者所提供的信息存在不同程度的差别,因此,工作分析人员应该保持公正的立场,如实记录不同的信息,结合企业实际情况进行客观分析。
    2.确定收集信息的方法
    收集工作信息的方法有观察法、访谈法、问卷法等。每种方法都有自己的优点与不足,要根据具体的情况选择合适的方法。采用何种方法,取决于公司的组织规模、岗位特征、工作分析人员的专业水平、岗位任职者的受教育程度、实施成本等因素,这需要负责人根据实际情况综合考虑后决定。实际上,这些分析方法很少单独使用。不同的方法有不同的特点,因此要根据时间情况进行选用,如表3-7所示。一般来说,在收集信息的过程中都是多种方法的综合使用,一次工作分析的实施过程可能是几种方法的使用过程。只有这样,才能充分发挥每种方法的优点,弥补彼此的不足,确保信息的全面性、合理性、有效性。
表 部分方法的比较

    确定合理的方法后,要及时设计好有关的工作表单、提纲、问卷等文件。例如,访谈法需要完成访谈提纲、观察法需要设计观察记录表等。
七、准备必要的物品与文件
    为了顺利地实施工作分析,还要准备一些必要的物品与资料。这些物品与资料是顺利完成工作分析任务的物质保证。
    1.物品的种类
    工作分析过程中涉及的物品大致如下表所示。
表 物品目录

(1)文具。笔、纸、文件夹等。这些物品在整个过程中都会使用。
(2)工具设备。笔记本、录音笔、摄像机、相机、计时器、存储设备(U盘或者移动硬盘)等工具。这些工具需要根据情况选择使用。例如,使用访谈法时可能会用到录音笔,使用观察法时可能会用到摄像机、计时器等器材。此外,还要明晰这些工具设备的来源情况,包括自备、租用、借用、岗位所在单位负责等情况。
(3)其他工具。例如,如果需要外出,车辆的准备情况等。
    2.文件的种类
    工作分析过程中涉及的文件大致包括以下几类,下表是一个示例。
表 文件目录

(1)宣传文件。介绍工作分析目的、意义、方法等的文字材料或者幻灯片。可以在与公司高层领导、职能部门、直线经理、员工等群体进行沟通时使用,便于浏览或者演示。此外还有工作计划、具体方案等,便于工作分析小组成员掌握工作计划内容,调整自己的工作节奏与进度。
(2)工作表单。即工作分析中所需要的各类表单,包括观察记录表、访谈提纲等。这是收集、填写工作信息的工具,填写完成后的这些表单是进一步开展工作的基础性信息。
为了防止遗漏,可以实现根据工作计划,列出所有需要的工作清单,然后由工作人员逐项整理与设计,完成各项准备工作。同时,这些工作也为最后进行文件的整理与归档提供了便利。
(3)相关岗位与人员信息。在确定了工作分析的部门和岗位后,要及时与有关部门、
人员进行沟通。如果有必要,工作分析人员要将相关人员的部门、职位、岗位、联系方式等信息记录下来。这样一方面可以在开始实施时,对人员的情况有个基本了解,便于进行有效沟通;另一方面可以在需要进一步确认有关信息时,便于与相关人员进行联络。
    3.工作步骤
    物品与文件的准备工作可以按照以下步骤进行。首先,制定物品与文件清单(如表3_8、表3-9所示)。根据工作分析的计划和要求,列出所需要的物品清单,包括名称、型号、数量、用途、来源等。文件清单包括各类需要使用的表格、提纲等。其次,指定专人负责落实有关物品与文件的准备情况,确保在开展工作之前将全部物品准备好。例如,录音笔、摄像机是否可以正常使用,电源是否充足,是否有备用电池等,各类表格是否都巳按规范完成设计并打印完毕。
    4.遵循原则
    物品与文件的准备工作把捏以下四个原则。第一,全面准备有关物品与文件,防止在工作分析实施过程中发现物品或文件不足。第二,准备好的物品与文件要妥善保管,防止丢失。第三,具备成本意识。根据公司实际情况,选择合适的方式准备相关物品与文件,注意节约,防止造成浪费。第四,采取列表式的提示清单。在这些物品与文件的准备过程中,可以采取列表的方式,这样可以把物品与文件的名称、数量等信息清晰全面的展现出来。要注意的是,这种分类的目的是提示工作分析人员准备必要的工具与文件,防止遗漏。在实际使用过程中,工作分析人员可根据情况灵活制定相关表单,完成该项准备工作。
八、明晰工作风险
    工作风险指在完成工作分析任务的过程中,由于环境变化、人员变动等产生的一系列影响任务完成的问题。在任务执行过程中肯定要涉及人员、资金等的组织与协调工作,同时还面临着环境的变化等,这些都会带来种种难以预见的不确定性因素。这些不确定因素的存在使得员工能否按照预定的计划完成工作分析的任务也具有了不确定性,这也就意味着存在工作风险。关键是工作分析任务的负责人通过风险分析,把风险控制在尽可能小的范围内。这就需要不仅仅找出存在哪些风险以及导致风险的因素,更重要的是要找到避免这些风险的措施。有效的风险分析与管理是避免任务失败、取得成功的必要手段。

    1.工作风险的特点
    工作风险具有两个特点。(1)工作风险存在于任务执行的整个过程中。在工作分析的准备阶段、实施阶段、结果形成阶段、应用阶段等都可能存在工作风险。(2)工作风险来源多元化。工作风险主要来源于三个方面:第一,任务本身的不确定性带来的工作风险。比如本次工作分析的任务重点是劳动强度,大家对这项任务都不熟悉,对于执行过程中的问题无法预知。第二,任务的外部环境变化导致的不可控因素带来的风险,影响了任务的执行,例如,公司业务激增,造成员工满负荷工作,无法提供有效的配合时间。第三,本企业内部与任务有关的因素带来了风险。如经费不足、人员短缺、设备故障等。
    2.工作风险的类型
    与工作风险来源相对应,工作风险分为三个类型。第一,系统性风险。这个风险是由于系统本身产生的,需要运用专业人员的经验、技能等,尽量防止这种风险的发生。第二,外部环境带来的风险。这种风险无法控制,但是可以进行预测。工作分析小组要通过收集有关信息,分析有关风险发生的概率,并制定出相应的对策与方案。第三,内部环境带来的风险。根据以往的经验,工作分析小组负责人要针对可能出现的问题,提前指定应急措施,保证任务的顺利进行。如针对可能出现的保障方面的风险,做好包括人员、设备、资料、后勤供应等方面的保障措施。
    3.工作风险分析步骤
    (1)风险识别。
    即识别面临的各种风险。任务在执行过程中,存在多种风险。根据任务的性质,通过对任务的环境等因素进行分析,确定潜在的风险范围,识别面临的各种风险,并确定可能发生的风险的类型。
    (2)确定事件发生的概率以及产生的后果。
针对不同的风险类型,评估风险概率和可能带来的负面影响,为确定有效的应对方案奠定良好的基础。
    (3)风险影响评估和方案选择。
根据事件概率与后果分析,对工作分析任务可能带来的影响进行评估,以确定最佳工作方案。
    (4)选择风险处理计划及方案。
    描述处理风险的各种方法,并推荐具体的处理风险的行动,选择最佳的消减风险的措施。根据风险的不同类别,采取不同的应对措施。如果是外部因素造成的风险,那就要积极进行预测,在风险发生前完成各项准备工作,把风险带来的损失减少到最低限度。如果是内部因素造成的风险,那就要通过加强管理、组织与协调等方式避免出现
风险。
九、获取相关人员的支持
    工作分析的对象是工作岗位,在实施过程中需要与工作岗位的任职者与管理者发生关系。只有获取相关人员的理解与支持,才能顺利地开展工作分析任务。
    1.高层领导的支持和认可
    在工作说明书编写之前,要和公司的高层领导充分讨论,正确定位工作说明书的编写的意义和作用,并取得领导对工作分析的理解、支持和认同。确保项目实施过程中,获取高层领导的认可,在思想动员、工作安排、人员配置等方面提供支持。高层领导的支持是顺利完成工作分析的重要保障。可以采取工作汇报等方式,讲解有关工作分析的目的意义、工作方法等。
    2.职能部门管理者的支持与配合
    首先,职能部门的管理者是岗位任职者的上级,他们的态度会对员工产生一定的影响。其次,他们可以从组织全局的角度提供更多关于岗位的信息,弥补员工由于组织层级较低所提供信息的不足之处。再次,工作说明书的内容的审核与确认需要他们的支持与帮助。第四,职能部门的管理者是工作说明书的重要使用者之一,工作分析小组需要得到他们在使用过程中的反馈信息,并对其进行进一步补充和完善。
    3.员工的理解与支持
    这是做好工作分析的有效保证。首先,员工是工作岗位的运行主体,大量的工作分析任务需要员工的直接配合与协作。其次,员工的态度与行为将直接决定能否获取足够、翔实的工作信息。如果员工存在不信任、抵触等心理状态,那么就会形成不真实的工作行为,因而获得的信息往往是无效的信息。因此,要通过积极有效的沟通,消除员工的戒备心理,获取员工的积极配合与支持,协作工作分析任务的顺利完成。
为了取得相关人员的支持,要在沟通和交流中告知如下相关信息:
    (1)工作分析任务的相关信息:工作分析的目的和意义、工作分析的时间安排、工作分析采用哪些方法、工作分析小组的职责与任务、工作分析会形成哪些结果等。
    (2)相关人员的职责信息:哪些部门和人员参与这项工作、在实施过程中需要何种配合方式、各部门和员工的反馈方式是什么等。

扫码赞赏,感谢相帮!



路过

雷人

握手

鲜花

鸡蛋

相关阅读

最新评论




免责声明|服务协议|网站地图|手机版|电脑版|人力资源学习网 ( 豫ICP备17017713号-1 )

商务合作QQ: 1950361175 周一至周五 09:00——18:00 原创投稿: hrxuexi@qq.com

Powered by Discuz! © 2018-2019 Comsenz Inc. Design by 人力资源学习网

GMT+8, 2019-8-20 08:38 , Processed in 1.140329 second(s), 14 queries , File On.

返回顶部