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工作设计的目的内容形式与工作再设计需要考虑的因素

2019-2-26 20:50| 发布者: HRxuexi.com| 查看: 154| 评论: 0|原作者: 工作设计|来自: 人力资源学习网

摘要: 工作设计的目的内容形式与工作再设计需要考虑的因素 本文介绍工作设计的概念内涵要点,工作设计的目的,工作设计的内容,工作设计的形式,工作再设计需要考虑的因素。 在现代社会,工作已经成为人们生活的一个重要组成 ...
工作设计的目的内容形式与工作再设计需要考虑的因素

    本文介绍工作设计的概念内涵要点,工作设计的目的,工作设计的内容,工作设计的形式,工作再设计需要考虑的因素。
    在现代社会,工作已经成为人们生活的一个重要组成部分,对于从业者来说,每天有三分之一的时间在从事岗位工作。因此,人们会希望他们所从事的工作能够满足个人多方面的需要。随着经济社会的发展及员工自我意识的觉醒,人们越来越关注员工对工作的满意程度。他们是否喜欢工作的内容?在工作中他们是否得到快乐?工作安排是否是最有效率的、能让员工发挥出最大潜力的工作方式?企业的效益来源于员工工作的有效性,而员工工作的有效性往往取决于他们是否有比较强的动机来做这样的工作,他们是否能愉快地工作。如果大多数员工从工作中不能获得满足,则表明组织的人力资源部门在工作设计中出现了问题,或许应该考虑对工作进行重新设计。
    任何组织,包括企业,都是一个有机的整体。要使企业高效运转就必须搭建一个合理、顺畅、实用的组织结构,工作设计既是人力资源管理的一项基础性工作,也是组织不断发展壮大的核心工作之一,因为一个组织的工作是由成千上万的任务组成的,而这些任务如何有效组合起来就是工作设计需要解决的主要问题。
    随着组织职能的拓宽与深化,工作中所涉及技术的变化,以及员工职业发展方面不断提出新的要求,组织往往需要对工作进行设计或再设计。一个好的工作设计思路要兼顾效率、组织弹性、工作效率、员工激励与职业发展多方面的需求。
一、工作设计的概念内涵要点
    有人把工作设计看作一种艺术,因为它让人与工作相匹配,从而使人们的终生兴趣得以实现。所谓工作设计(Job Design),是指为了有效地达到组织目标,通过对工作内容、工作职责、工作关系等有关方面进行变革和设计,满足员工与工作有关的要求,最终提高工作绩效的一种管理方法。
    工作设计是将组织的任务组合起来构成一项完整工作的方式,它确定了关于一项工作的具体内容和职责,并对该项工作的任职者所必备的工作能力、所从事的日常工作活动以及该项工作与其他工作之间的关系进行设计。为了有效实现组织目标并满足个人需要,不断提高工作绩效,需要对工作内容、职责、权限和工作关系等各方面进行分析和整合,这个过程就是工作设计。工作设计所要解决的主要问题是组织向其成员分配任务和职责的方式。从激励理论的角度来看,工作设计是对组织内在奖酬的设计。激励理论认为,在员工需求达到马斯洛需求的较高层次时,他们的工作积极性主要来自与工作本身相关的因素。因此,工作设计是否得当对激发员工的工作动机,增强员工的工作满意度以及提高生产率都有重大影响。
    工作设计一般可以分为两类:一是对企业中新设置的工作或者是新企业建立所需要进行的工作设计;二是对已经存在的但缺乏激励效应或者工作任务发生变化的工作进行重新设计。例如,一个现存的企业可能由于员工价值在工作中得不到体现,影响士气而需要工作再设计,或者由于工作负担增加了,而工作小组中的人员规模却减少了而需要重新对工作进行设计。
    从上述概念中,我们可以看出,工作设计至少应该包含以下三个要点:
    工作设计的要点(1)工作是多项任务的组合。由于组合形式的不同,于是就决定了工作性质的不同,以及难度和强度的不同。
    工作设计的要点(2)必须清晰界定具体的工作内容。工作设计的成功与否,就某种意而言,就是它的明确度和清晰度达到什么样的级数。当然,由于工作性质的不同,不是每一种工作都可以落实得相当具体,但在主观上,必须使每项需要设计的工作尽可能地具体化,以使设计结果达到最佳状态。
    工作设计的要点(3)必须明确任职者的能力、职责、权限和工作关系。这条和前一条构成相对应的关系,是人岗适配的基本条件和要求,也是工作设计最终得以落实的基础。
    所谓工作设计(Job Design),是指为了有效地达到组织目标,通过对工作内容、工作职责、工作关系等有关方面进行变革和设计,满足员工与工作有关的要求,最终提高工作绩效的一种管理方法。

    具体到实际工作,有的工作是常规性的,其任务是标准化和经常重复的;有的工作是非常规性的,其任务是非标准化和多变的;有的工作限定员工要遵循非常严格的程序和流程,有的工作给予员工充分的自由空间;有的工作要求复杂和多样的技能,有的工作只需要基本的特殊的技能;有的工作让个人来完成可取得更好的效果,有的工作只有团队合作才能做得更好。正因为工作的性质和种类过于繁复,所以工作设计的详略、内容等有相应的有所差异。但有一点是不变的,那就是工作设计要通过对工作和员工的各种合理性需求进行分析,对工作进行有意识的设计和安排,综合组织对工作的设想和规划,以及对员工技能、偏好和水平等的要求和期待,从而达到开发员工潜力、提高工作绩效、落实组织目标的目的。
二、工作设计的目的
    工作设计的目的有以下五个。
    工作设计的目的(1)工作设计改变了员工和工作之间的基本关系。传统的管理理论往往把重点放在工作的人身上,而把工作仅仅看做是一个不可改变的固定物。工作设计则打破了这样一个传统观念,假设工作本身对员工的激励、满意度和生产率都有强烈的影响,也就是说,从某种意义而言,工作是可以改变的。
    工作设计的目的(2)改变员工的工作态度。一个人对其所从事工作的态度如何,对这项工作的结果有着关键的、根本性的影响。换而言之,也就是如果任职者对其从事的工作是喜欢的、乐意的,那他就会全身心地投入,而且其思维往往是开放的、多维的,在工作中自然会形成许多创造性思维的诱发因子,从而使工作者进入一种现实和创造互为作用的理想的工作状态。
    工作设计的目的(3)使员工明确工作内容。工作内容是任何工作设计都首先必须回答的问题,做什么?怎么做?工作内容交代得越具体、越精确,就越便于操作和执行。
    工作设计的目的(4)规范员工工作行为。工作行为则是一种特殊的行为,无论哪种工作,或多或少总有一定的要求和规范,工作性质越复杂,规范的程度通常也就越高。工作设计的一个十分重要的目的,就是针对不同类型的工作要求,制定出相应的、可遵守的工作行为规范。
    工作设计的目的(5)提高员工工作绩效。对于组织来说,工作设计并不是实际目的,而只是一种手段,其最终目的就是通过工作设计,尽可能地使企业的各项工作规范化、程序化、科学化,从而提高员工工作效率,改善产品质量,以获得最佳的成果和绩效。
三、工作设计的内容
    组织的工作如何安排、由谁来做、做什么、怎么做等等,都要进行明确和界定,这些就构成了工作设计的内容。具体来讲,工作设计的内容主要包括以下五个方面。
    工作设计的内容(1)工作内容。确定工作的一般性质,这是关于工作范畴的问题,包括工作的种类、自主性、复杂性、难度、强度和工作完整性。
    工作设计的内容(2)工作职责。完成每项工作的基本方法和要求,包括工作责任、权限、信息沟通、工作方法和协作关系等,是关于工作本身的描述。
    工作设计的内容(3)工作关系。员工在工作中所发生的人与人之间的关系,包括同事之间的关系、上下级之间的关系、不同部门之间的关系以及组织外人员与工作相关联的关系等。
    工作设计的内容(4)工作的产出。工作的业绩和成果的产出情况,包括工作绩效和任职者的反应。前者是工作任务完成所达到的数量、质量和效率等指标,后者是指员工对工作的满意程度、出勤率和离职率等,以及组织根据工作结果对任职者所作的奖惩。
    工作设计的内容(5)工作结果的反馈。工作本身的直接反馈和来自别人对自己工作表现的间接反馈,即同级、上级、下属人员、客户等各方面的反馈信息。
    一个好的工作设计可以减少单调重复性工作所带来的负面效应,而且还有利于建立整体性的工作系统;同时,它还可以充分发挥任职者的主动性和创造性,为他们提供更多的机会和条件。
四、工作设计的形式
    工作设计的形式有多种多样,最常见的可以归纳为三种:基于任务的工作设计、其于能力的工作设计和基于团队的工作设计。
    工作设计的形式1.基于任务的工作设计
    基于任务的工作设计,是将明确的任务目标按照工作流程的特点层层分解,并用一定形式的岗位进行落实。这种工作设计形式在工业化早期显得十分突出。这种做法的好处是岗位的工作目标和职责简单明了,易于操作,员工经过简单培训即可以上岗;同时,它也便于管理者实施监督管理,在一定时期内会有很高的效率。在这种形式下,企业内部的岗位管理主要是采用等级多而细的职位等级结构,员工只要在本岗位上干一定年限,考核合格就能被提级加薪。但是,这种工作设计也存在一定的不足,即该设计方式只考虑任务的要求而往往忽视员工个人的特点和需求,员工往往成为岗位的附庸。操作工在长长的流水线旁日复一日不停地重复同一种动作,时间一长,员工的积极性就会受到影响,不利于发挥员工的主动性和创造性。因此,这种工作设计的具体编制数可以根据人均劳动生产率等指标计算出来。
    工作设计的形式2.基于能力的工作设计
    基于能力的工作设计,也是将明确的工作目标按照工作流程的特点分解到具体岗位,但与基于任务的工作设计的区别在于岗位的任务种类是复合型的,职责也比较宽泛,相应的对员工的工作能力也要求更多一些。这种设计形式的好处是岗位的工作目标和职责边界比较模糊,使员工不会拘泥于某个岗位设定的职责范围,从而有更大的发挥个人能动性的空间。在这种工作设计形式下,企业内部的岗位管理常常采用的是“宽带”管理,即各岗位之间的等级越来越宽泛。目前国际上很多企业内部只有6个等级,各等级内的各岗位的职责分工没有明确的界限,可以根据市场的变化来灵活调整企业内部各岗位所承担的具体任务。由于员工个人工作内容不像基于任务的工作设计那样简单明了,所以这种工作设计形式会要求赋予直接管理者更大的责任,由直接管理者对下属进行指导、监督和考评。这种设计形式的缺点是会因为员工的灵活性加大而带来工作成果的不确定性上升。同时,由于对员工的能力要求高,劳动力工资成本和培训费用也会相应增加。这种工作设计形式广泛存在于第三产业比较发达的国家,因为服务业中的许多行业高度依赖于人的能力,在这些行业中,员工的能力和工作积极性对工作任务的完成有着很大的影响力,如金融、保险、证券、咨询服务等。在这些行业中,具体岗位所承担的任务在许多情况下是不确定的,所以这种工作设计形式往往不规定一个具体的编制数,而是用一定的人力成本预算来进行控制。
    工作设计的形式3.基于团队的工作设计
    基于团队的工作设计,则是一种更加市场化、客户化的设计形式。它采用以为客户提供服务为中心,把企业内部相关的各个岗位组合起来,形成团队进行工作。它的最大特点是能迅速回应客户、满足客户多方面的要求,同时又能克服企业内部各部门、各岗位自我封闭、各自为政的毛病。对员工来说,在一个由各种技能、各个层次的人组合起来的团队中工作,不仅可以利用集体的力量比较容易地完成任务,而且可以从中相互学到许多新的知识和技能,也能在企业内形成良好的团队协作氛围。显然,基于团队的工作设计是一种比较理想的工作设计形式。但是,这种形式对企业内部的管理、协调能力要求很高,否则容易出现管理混乱的局面。目前它的应用在国内还不够普及,更多的是在那些“项目型”公司中应用,如软件设计、咨询服务、中介服务、工程施工等。这种工作设计形式的人员确定往往是根据客户要求特点采取组合的方式,在人力成本方面也往往采用预算控制法。
五、工作再设计需要考虑的因素
    进行工作再设计,必须考虑组织内外部的各种条件及员工个人的因素。如果忽略这些因素,再好的工作再设计方法也不可能提高组织绩效,组织目标的实现也就无从谈及了。通常情况下,工作再设计主要应该考虑以下三个方面的因素。
    工作再设计考虑因素1.组织因素
    组织因素包括专业化、工作流程及工作习惯等。
    工作再设计考虑因素(1)专业化。专业化就是按照所需工作时间最短、所需努力最少的原则分解工作,结果是形成很小的工作循环。专业化的工作方式能够简化工作内容,提高工作效率。
    工作再设计考虑因素(2)工作流程。工作流程主要是指在相互协作的工作团体中,要考虑每个岗位负荷的均衡性问题,以便保证工作的连续性和通畅性,避免“窝工”等现象的发生,以减少工作效率损失。
    工作再设计考虑因素(3)工作习惯。工作习惯是组织在长期工作实践中形成的传统工作方式,反映了工作集体的愿望,这种习惯一旦形成,短期内很难改变,它会在较长时间内对具体工作产生影响,从某种角度上说这也是企业文化的重要组成部分。因此,这一因素在工作再设计过程中不可忽视。
    工作再设计考虑因素2.行为因素
    行为科学研究提醒人们,工作再设计不能仅仅考虑效率因素,还应该考虑满足工作人员的个人需要。行为因素主要包括以下五个方面。
    工作再设计考虑因素(1)工作一体化。某项工作如果缺乏工作的一体化,员工不能参与某项完整的工作,他们就会缺乏责任感、缺少对成果的骄傲,在完成工作后也缺乏成就感。如果任务组能够使员工感到自己作出了可以看得到的贡献,工作满意度将大大提高。
    工作再设计考虑因素(2)工作多样性。单调、简单、重复的工作容易导致疲劳厌烦情绪的产生,进而导致更多的工作失误。工作再设计时如果能够考虑工作的多样性、丰富化特征,使得工作时需要使用多种技巧和能力,就能够减少疲劳引起的失误,从而减少效率降低的诱因。经验表明,工作轮换对于刺激员工的积极性、提高员工的满意度有明显的作用。
    工作再设计考虑因素(3)决策自主权。自主权指的是员工对从事的工作负有责任,有自由对环境做出反应,有一定的决策权。提供附加责任可以增强员工受重视的感觉,而缺乏自主权可引起员工的冷淡及低绩效。
    工作再设计考虑因素(4)工作意义。工作意义与工作一体化密切相关。做任何一件工作,如果本身缺乏意义就不可能使执行者对职务工作产生满意感。工作意义就是要使员工知道该项工作对于组织内部或外部的其他人是重要的,对于组织目标的实现起着重要作用,使得执行者感到工作更有意义。当他们知道其他人正依赖自己的工作时,就会感觉到自豪和受重视,满意及较好的绩效就可以自然而然的产生。
    工作再设计考虑因素(5)工作反馈。如果不能与员工进行及时沟通,反映其工作效果时,那么对员工就几乎没有引导和激励,工作设计的效果将大打折扣。反过来,让员工知道自己生产的产品质量与合格产品还有差距时,就给了员工一个信号,即自己的努力还不够,还要进一步改进技术、规范操作程序。对工作效果的及时反馈,能够让员工明白下一步的努力方向,从而促使其改进工作方式方法,提高工作绩效。
    工作再设计考虑因素3.环境因素
    环境因素是指组织运行的外部条件,主要包括人力资源供需状况和社会期望因素。
    工作再设计考虑因素(1)人力资源供需状况。工作再设计必须要充分考虑到人力资源的供应问题和企业自身的需求问题,即市场上是否有足够数量的、与企业需求相匹配的合格人员。美国亨利•福特公司在设计汽车装配线时,考虑到当时大多数潜在劳动力缺乏汽车生产经验,因而把工作再设计得比较简单,取得了不错的效果,而很多发展中国家往往在引进生产设备时缺乏对人力资源供给的充分考虑,在花钱购买技术时没有考虑国内的某些关键工作缺乏合格人才,所以事后又不得不从国外高薪聘请相应专家担任所需工作。
    工作再设计考虑因素(2)社会期望。工作再设计同样要考虑人们的社会期望,即人们希望通过工作得到什么,满足什么。工业化初期,由于城市人寻找工作很不容易,许多人可以接受长时间、工作条件差、环境恶劣、体力消耗大的工作。但是,随着经济社会的发展,生活水平的提高,人们对工作、生活质量有了更高的期望,单纯从工作效率、工作流程来考虑组织效率往往欲速则不达。在物质极大丰富的时期,越来越多的人不仅仅把工作只看作是一种挣钱的途径和谋生的手段,而是看作一种个人价值的实现、人生理想的寄托等,所以在工作再设计时,要考虑员工物质、精神等诸多方面的需求。
    上述三个因素之间并不总是统一的,而往往是有矛盾的。比如,行为因素要求工作再设计增加决策自主权、工作多样性、工作的完整性,从而提高员工的满意度,但这些做法经常会导致组织效率降低、人工成本上升。出于效率的考虑要求提高专业化程度、指挥统一性、分工的细化,但过分对效率的追求又可能引起员工不满而导致怠工、缺勤、离职,因此,在实际工作中,必须在两者之间权衡好,才能确保工作再设计的有效性。

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