管理咨询客户服务建议书的内容保密信息要求注意事项

2019-2-27 13:35| 发布者: HRxue***| 查看: 545| 评论: 0|原作者: 管理咨询客户服务建议书|来自: 人力资源学习网

摘要: 管理咨询客户服务建议书的内容保密信息要求注意事项—般来说,管理咨询建议的咨询任务要以文件的形式提交给客户进行批准和决策。这个文件的名称很多,如调查报告、技术管理咨询客户服务建议书、项目文件、项目计划、 ...
管理咨询客户服务建议书的内容保密信息要求注意事项

—般来说,管理咨询建议的咨询任务要以文件的形式提交给客户进行批准和决策。这个文件的名称很多,如调查报告、技术管理咨询客户服务建议书、项目文件、项目计划、合同管理咨询客户服务建议书等。有些客户要求咨询顾问按照预先规定的格式编写管理咨询客户服务建议书。这样便于客户进行研究、比较和评价从若干个咨询顾问那里收到的多份管理咨询客户服务建议书。另外,管理咨询客户服务建议书的格式也应与即将签署的咨询合同的格式相对应。
    向客户提交的管理咨询客户服务建议书是一份重要的营销文件。对于咨询顾问,仅仅对如何执行项目有个清晰的想法是不够的,他们必须以一种能使别人清楚地理解的方式将其落实到书面上。这包括那些没有与咨询顾问会面,只能根据书面管理咨询客户服务建议书所述内容形成自己的意见的人。
    管理咨询客户服务建议书应该具备很高的技术质量,表达上要求淸晰准确有逻辑。编写具有“说服力”的管理咨询客户服务建议书是一门艺术,这是每个咨询顾问都不能忽略的一点。
一、管理咨询客户服务建议书的主要内容
    大多数情况下,向客户提交的管理咨询客户服务建议书应包括以下四个部分:
——技术方面;
——人员;
——咨询顾问背景;
——财务和其他条款。
    技术部分的内容是咨询顾问对问题的初步评估、要达到的目的,使用的方法和遵循的工作计划。
三、管理咨询客户服务建议书内容的注意事项
    需要告诚的是,咨询顾问和客户对这个技术部分详细和具体到什么程度可能有不同的认识。如果写得太笼统,客户会觉得咨询顾问并没有清楚地说明他们准备如何做。相反,如果写得太具体详细,咨询顾问也许就超出了咨询计划的范围.在未征得客户的同意下已经开始着手执行咨询任务。如果双方已经建立了合作关系,咨询顾问肯定能得到这个项目,这就不成为问题。但如果谁被选中还不清楚(例如多个咨询顾问被邀提交管理咨询客户服务建议书),这种做法就比较轻率:在任务确定之前就把专业技术提供出去。
    人员部分要给出拟派出执行项目的咨询顾问的姓名和简历。其中包括负责指导和监督在客户机构执行咨询任务的专家小组的高级咨询顾问(合伙人或项目经理)。依照惯例,管理咨询客户服务建议书保证这些人在一段特定的时间内(如6周〜8周)可以为客户工作。如果客户推迟答复或决定推迟委托任务,这意味着他必须接受资历相当的其他咨询顾问或者不得不重新谈判。
    咨询顾问背景部分描述咨询机构在特别针对客户需求的有关领域的经验和业绩。可以有一节概述,给所有客户的内容都一样(包括一段关于咨询顾问所遵守的道德标准和专业业绩的描述),以及一节说明咨询顾问以前承担过的类似项目,向客户证明自己是最佳选择。当然,要用以前的客户作参考时,必须事先征得他们的同意。
    因为这个部分在评估时所占的权重通常比其他部分低,咨询顾问有时候会忽略它。他们或是在每份管理咨询客户服务建议书中附上公司介绍的标准文档,或是提供大量的过去完成项目和活动的不相关信息,试图以数量给潜在客户留下印象。这两种做法都不会提髙管理咨询客户服务建议书的说服力。
    财务和其他条款部分包括提供服务的费用,成本增加和备用金条款,付费、报销及落实所有约定内容的时间安排和其他条件。如果客户需要对咨洵顾问进行比选,财务这一节可能需要分项提交给客户。

    如果咨询顾问有标准的合同或业务条款,可以附在管理咨询客户服务建议书中。同样,有些客户坚持使用他们自己的条款,咨询顾问想得到合同就必须接受。
四、提交管理咨询客户服务建议书
    许多咨询顾问不喜欢邮寄管理咨询客户服务建议书,而更愿意在会面时直接交给客户,并在会面的一开始对报告摘要作简短的口头(和可视影像)介绍。咨询顾问应做好准备回答有关项目启动的问题。如果客户很感兴趣,准备立刻就开始,这种做法就有明显优势,因为人们充满热情,刚建立起来的联系在人们脑海中还很新鲜。但如果咨询顾问手上还有未完成的工作,想早些开始也不太容易。
    尽管咨询顾问想在会议结束之前听到决定,客户可能有充分理由不愿马上做出决定。这时候对客户不能勉强。
    如果客户在口头介绍之前想先阅读一下管理咨询客户服务建议书,或不想听口头介绍,咨询顾问就不必坚持开会,应该把管理咨询客户服务建议书直接交给客户。正式的选择程序甚至规定不得进行n头介绍,而要求咨询顾问在确定的日期前提交密封的书面管理咨询客户服务建议书。
五、客户的反应
    公共部门中的客户常受各种规定的限制,要求签订协议之前至少有多少人参加投标,而a要经过内部评标程序。私营客户也经常采用选择程序,对不同的管理咨询客户服务建议书进行评估,特别是对那些大型或复杂的项目。在这种情况下,客户可能需要数周或数月才能作出决定。
    咨询顾问很想知道客户会用什么样的标准来衡量他们。一般而言,客户会在一开始邀请咨询顾问写管理咨询客户服务建议书时便告之这些标准。在大多数情况下,客户还会给出竞争对手的名字。咨询顾问应该淸楚在选抒的过程中客户对管理咨询客户服务建议书的各个部分所给定的权重。例如’世界银行向借款国建议,咨询公司的经验(背景)的权重占10%〜20%,方式方法占20%〜50%,建议承担项目的主要人员占30%〜60%,技术转移占0%〜10%,国内专家的参与占0%〜10%。因此,即便咨询公司的声望很高,如果不推荐合适的咨询顾问,在选择过程中获胜的机会也很小。
    一些客户又把这些标准进行了细分。但是,过于洋细的标准很难使用,可能把选择过程从专业判断变成最基本的算术问题。不应鼓励客户这么做。世界银行也同意这样的观点:“……标准的个数应保持满足最基本的要求。世界银行反对使用过于详细的标准,因为可能把对管理咨询客户服务建议书的专业评价变成了机械打分”。
六、关于管理咨询客户服务建议书的协商
    客户也许有兴趣使用咨询顾问的服务,佴对管理咨询客户服务建议书的某些部分不满意。例如,客户认为自己可以起到比管理咨询客户服务建议书中写的更为积极的作用,自行承担一些没必要邀请那些价格高昂的外部专家来做的工作;或者客户想提出不同的时间表。只要咨询顾问有可能修改自己的方案,考虑这些以及类似的技术问题并进行一些改动都是正常的。
对于咨询费问题,许多咨询顾问强调自己的报价是对高质量专业服务的合理收费,因此没有商最的余地。有时按照一些国家商业经营的惯例,会制定一条关于协商费率的次要条款。
七、管理咨询客户服务建议书中没有包括的内容
    在给客户编写管理咨询客户服务建议书的同时,咨询顾问还要写一份关于客户机构情况和要采用方法的内部(保密)资料。这些内部简报资料对大型咨询公司十分重要,尤其在由不同的人进行计划和执行,或者同一咨询公司或多个专业服务公司的好几个部门都在为不同的事由接触同一个客户机构的情况下更是如此。
    客户组织的保密信息:
1.会见过的经理的姓名及收集到的情况,
2.对组织机构关系、管理风格、文化价值观和准则的看法;
3.客户机构中不同的人对咨询颐问的态度及他们对咨询项目可能作出的反应,
4.获取内部信息的最佳渠道,什么渠道不可信
5.对咨询任务所针对问题的其他看法和数据
6.发现的其他问题、潜在问题,或者在建议的咨询任务中没有涉及而且没有与客户讨论过的需要进一步工作的领域,
7.已收集到但没在管理咨询客户服务建议书中使用的有用的背景信息;
8.对负责执行任务的工作小组的其他任何建议。
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